Att driva ett företag som arbetar med PR och kommunikation är en grannlaga uppgift. Förutom att man självfallet måste göra ett bra arbete åt kunderna är det även viktigt att den interna organisationen och administrationen hanteras professionellt i alla delar. Fungerar inte dessa delar kommer företaget få svårt att överleva i ett längre perspektiv, även om man har fantastisk personal som dessutom utför ett fantastiskt arbete.
Avtalshantering är något som ofta försummas
För företag i allmänhet, och för företag inom PR och kommunikation i synnerhet, gäller att ett företags överenskommelser aldrig är bättre än vad som framgår av de avtal som ingåtts med kunderna eller klienterna. Muntliga överenskommelser och allmänna visioner eller löften är något som man aldrig kan utgå från när man driver ett företag. Det enda som man kan utgå från, med någorlunda säkerhet, är vad som finns nedtecknat i skrift. Detta gäller framförallt företagets överenskommelser med kunder och leverantörer.
Det är därför av stor vikt att företagets avtalshantering är välstrukturerad och dessutom anpassad till företagets verksamhet och de typer av avtal som man använder sig av. En professionell avtalshantering medför inte endast att företaget får full kontroll på befintliga avtal. Även skapandet av nya avtal faller inom ramen för vad ett modernt och professionellt system för avtalshantering ska kunna hantera.
Digital avtalshantering är att föredra
Avtalshantering har traditionellt hanterats med stöd av olika pärmsystem i förening med en fysisk kalender. Det är dessutom ett system som fortfarande används av allt för många företag. Det behöver nog inte nämnas att ett sådant system är förenat med uppenbara risker i form av den mänskliga faktorn, som till exempel att man glömmer bort att förnya eller säga upp ett avtal i rätt tid.
Idag borde inte något företag använda sig av ett analogt system för avtalshantering. Dagens digitala system för avtalshantering är vida överlägsna de gamla pärmsystemen på i princip samtliga punkter. De digitala avtalshanteringssystemen är dessutom mycket användarvänliga och kan hanteras av i princip vem som helst, även den som inte har någon större datorvana.
Även upprättande av nya avtal förenklas
Som ovan antytts omfattar ett professionellt avtalshanteringssystem även skapande av nya avtal. Detta är en funktion som kan spara betydande summor åt de flesta företag. I stället för att man behöver vända sig till den advokat eller jurist som företaget samarbetar med när ett avtal ska upprättas, kan företagets personal själva skapa de flesta typer av avtal som förekommer i verksamheten.
Genom att skapa särskilda mallar i avtalshanteringssystemet kan företagets personal på egen hand skapa korrekt utformade avtal, som dessutom följer företagets interna riktlinjer, endast genom att besvara ett antal frågor. Förutom att detta minskar företagets kostnader för juridiskt biträde, minskar det även företagets risk för att hamna i tvist på grund av felaktigt utformade avtal. Kostnaden för ett digitalt system för avtalshantering är därför en sund investering som snabbt går att “räkna hem” för de flesta företag inom PR och kommunikation.